O Registro de Imóveis da 3ª Circunscrição da Comarca de Goiânia/GO visando proteger e garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações constantes nos sistemas utilizados, elaborou a presente política de segurança a ser observada por todos os profissionais que atuam na serventia.
O objetivo da presente política de segurança é prevenir dados e padronizar procedimentos, sendo que no longo prazo, servirá como mecanismo de prevenção de incidentes relacionados às informações.
Os termos constantes na PSI aplicam-se a todos os funcionários, estagiários, prestadores de serviços e a todo e qualquer profissional que possua acesso aos sistemas de informação da serventia.
a. CONFIDENCIALIDADE – todas as informações constantes nos sistemas de informação da serventia só podem ser acessadas por pessoas devidamente autorizadas; b. DISPONIBILIDADE – as informações dos arquivos da serventia estão disponíveis para o correto tratamento a ser realizado pelas pessoas autorizadas; c. INTEGRIDADE – as informações devem permanecer completas e íntegras, de forma a não serem modificadas ou destruídas de forma acidental.
Em busca da uniformização das práticas da serventia, a PSI será comunicada a todos os funcionários, bem como fará parte dos documentos a serem entregues aos futuros profissionais que atuarem na serventia, juntamente com o contrato de trabalho. A PSI poderá ser alterada sempre que se fizer necessário, havendo fato relevante ou algum evento que motive sua retificação, total ou parcial. Todos os funcionários devem ser orientados acerca de procedimentos de segurança, bem como correto uso dos equipamentos da serventia, de forma a reduzir o acontecimento de incidentes. Havendo qualquer incidente de segurança da informação, a serventia está devidamente preparada para repará-lo ou reduzir os possíveis danos sempre que possível. O profissional que deve ser instado a manifestar-se é o encarregado de dados, no âmbito da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD. A não obediência ao presente plano de segurança de informação acarreta a violação das normas internas e sujeitará o funcionário a responder pelas medidas cabíveis.
As informações constantes na serventia possuem os seguintes níveis de confidencialidade: a. PÚBLICA – toda informação acessada pelos usuários em geral ou funcionários. Exemplo: informações constantes em murais, redes sociais ou sites. b. INTERNA – informação interna é aquela que deve ser de conhecimento somente dos agentes internos da serventia (titular e funcionários em geral). Exemplo: portarias internas ou circulares internas. c. CONFIDENCIAL – é toda informação que pode ser acessada somente por pessoas previamente autorizadas, sendo que a publicidade destas informações pode causar impacto aos envolvidos. Exemplo: conteúdo de testamentos lavrados ou aprovados, conteúdo de mandado referente à adoção; d. RESTRITA – são informações que podem ser acessadas somente por determinadas pessoas, sendo que a divulgação não autorizada pode comprometer a estratégia organizacional da serventia. Exemplo: folha de pagamento.
São responsabilidades de todos os agentes relacionados à serventia: - dar cumprimento à presente PSI; - proteger as informações a que tiverem acesso, impedindo ou reduzindo o risco de perda, modificação ou destruição incidental; - assegurar que os recursos e informações sejam utilizados somente para o fim específico; - dar cumprimento a todas as leis e normas que tiverem conhecimento acerca de proteção de dados pessoais; - não efetuar qualquer comentário que diga respeito às informações restritas, confidenciais ou internas, em ambientes públicos ou com pessoas diversas do ambiente organizacional; - não compartilhar qualquer informação que tenha acesso em decorrência da função desempenhada na serventia; - comunicar ao responsável qualquer suspeita ou incidente que tiver conhecimento envolvendo informações.
O correio eletrônico corporativo deve ser usado com base nas diretrizes a seguir. É vedado aos funcionários da serventia: - remeter mensagens não requeridas, exceto para uso de atividade da serventia; - utilizar endereço eletrônico alheio para envio de mensagens, ou assinar em nome de terceiro; - enviar qualquer informação por e-mail que possa ocasionar qualquer dano à serventia nas esferas cíveis ou criminais; - enviar qualquer informação não autorizada, imagens, documentos, ou qualquer outro, sem a devida autorização; - adulterar ou falsificar informações com objetivo de evitar punições; - deletar informações ou mensagens de cunho corporativo sem a devida autorização; - enviar mensagens que: a. possuam conteúdos de ameaças como por exemplo spam ou vírus; b. contenham qualquer arquivo que represente risco à segurança do destinatário; c. possuam como objetivo obter acesso não autorizado a outro computador; d. possuam como objetivo interromper serviço por meio de qualquer método ilícito; e. possuam como objetivo burlar qualquer sistema de segurança; f. possuam como objetivo assediar, ameaçar, vigiar ou intimidar outro usuário; g. possuam como objetivo acessar informações restritas; h. possuam qualquer conteúdo impróprio ou não relacionado à atividade; i. possuam conteúdos obscenos ou ilegais; j. possuam caráter calunioso, difamatório, degradante, infame, ofensivo, violento, ameaçador, entre outros da mesma natureza, ainda que não especificados; k. contenham aspecto de perseguição moral ou preconceituosa relacionada à sexualidade, raça, incapacidade física ou mental, dentre outras na mesma natureza, ainda que não especificadas; l. possuam fins políticos partidários; m. possuam materiais protegidos por direitos autorais, sem a devida permissão para compartilhamento. Todas as mensagens enviadas por correio eletrônico devem conter o nome completo e o departamento do subscritor.
O uso da internet nos equipamentos da serventia deve obedecer aos presentes critérios de segurança. Toda informação acessada, transmitida, recebida ou produzida poderá ser objeto de monitoramento pela titular da serventia. Os equipamentos fornecidos são de propriedade da serventia, que poderá, através da titular ou pessoa por ela indicada, se necessário, bloquear acesso a sites que não dizem respeito à atividade desempenhada e estejam colocando em risco o correto funcionamento dos serviços inerentes. O acesso a redes sociais é restrito às contas da serventia. Toda tentativa de alteração dos parâmetros de segurança, por qualquer colaborador, sem o devido credenciamento e a autorização para tal, será julgada inadequada. Apenas os colaboradores autorizados pela instituição poderão copiar, captar, imprimir ou enviar imagens da tela para terceiros, devendo atender à norma interna de uso de imagens, à Lei de Direitos Autorais, à proteção da imagem garantida pela Constituição Federal e demais dispositivos legais. Os downloads ou uploads de arquivos devem ser autorizados pelo responsável e possuir relação direta com a atividade desempenhada na serventia, sendo que, em nenhuma hipótese, os computadores da serventia poderão ser utilizados para disseminação de material ou programas pirateados. O acesso a softwares de compartilhamento não é permitido. Já os programas de mensagens instantâneas poderão ser autorizados pela titular da serventia, desde que possuam finalidade com a atividade prestada.
Todos os equipamentos da serventia são devidamente identificados, devendo possuir senha de acesso individual e de conhecimento restrito aos que o utilizam, estando cientes os funcionários que o uso dos dispositivos e/ou senhas de identificação de outra pessoa constitui crime tipificado no Código Penal Brasileiro (art. 307 – falsa identidade). O usuário responsável pelo equipamento é exclusivamente responsável pelo seu uso correto. Assim, todo e qualquer dispositivo só poderá ser compartilhado com autorização do responsável. Em caso de login compartilhado a responsabilidade é solidária dos que utilizarem da referida identificação, salvo se for possível identificar o autor do dano.
As senhas de acesso ao computador e aos sistemas devem possuir caracteres de segurança, variando entre letras, números e caracteres especiais, sempre que possível, devendo ser evitadas senhas evidentes. É de responsabilidade de cada usuário a memorização de sua própria senha. As senhas não devem ser anotadas ou armazenadas em arquivos eletrônicos (Word, Excel etc.), compreensíveis por linguagem humana (não criptografados); não devem ser baseadas em informações pessoais, como próprio nome, nome de familiares, data de nascimento, endereço, placa de veículo, nome da empresa, nome do departamento; e não devem ser constituídas de combinações óbvias de teclado, como “abcdefgh”, “87654321”, entre outras. Os usuários podem alterar a própria senha, e devem ser orientados a fazê-lo, caso suspeitem que terceiros obtiveram acesso indevido ao seu login/senha. É proibido todo procedimento de manutenção física ou lógica, instalação, desinstalação, configuração ou modificação, sem o conhecimento prévio do responsável, ou de quem este determinar. Todas as atualizações e correções de segurança do sistema operacional ou aplicativos somente poderão ser feitas após a devida validação no respectivo ambiente de homologação, e depois de sua disponibilização pelo fabricante ou fornecedor. Os sistemas e computadores devem ter versões do software antivírus instaladas, ativadas e atualizadas permanentemente. O usuário, em caso de suspeita de vírus ou problemas na funcionalidade, deverá acionar o departamento técnico responsável. É expressamente proibido o consumo de alimentos, bebidas ou fumo na mesa de trabalho e próximo aos equipamentos.
A serventia possui método eficaz de forma a garantir o correto backup dos dados, através de agendamento automatizado ou qualquer outra forma que garanta o funcionamento ininterrupto.
Os agentes de tratamento comprometem-se a adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito. Ainda, a autoridade nacional ou qualquer outro órgão fiscalizador da atividade poderá dispor sobre padrões técnicos mínimos para garantir a segurança dos dados pessoais. Os agentes de tratamento comprometem-se a cumpri-los, considerados a natureza das informações tratadas, as características específicas do tratamento e o estado atual da tecnologia. No anexo 01 da presente política consta o plano de respostas a incidentes de segurança a ser aplicado em caso de qualquer incidente com dado pessoal verificado.
A presente política de segurança da informação inicia sua vigência na presente data, podendo sofrer alterações sempre que se fizer necessário.